Signalement d'irrégularités

Quintet souhaite créer et favoriser une culture d'entreprise marquée par l'honnêteté, la transparence et l'ouverture. Quintet veut encourager tout le monde à signaler les activités criminelles financières et les violations de toute exigence légale, réglementaire, externe ou interne liée à Quintet.

Les employés ainsi que les non-employés[1] qui sont en contact avec le groupe Quintet Private Bank dans le cadre de leurs activités professionnelles (par exemple, les entrepreneurs et les fournisseurs), doivent tous avoir la possibilité de signaler un éventuel manquement le plus tôt possible.

Les employés sont encouragés à exprimer leurs préoccupations spécifiques auprès de leur hiérarchie en premier lieu, avant de soulever des préoccupations par d'autres canaux d'escalade.

[1] Les « non-employés » incluent toute personne dont le contrat de travail n'a pas commencé ou a pris fin, les travailleurs indépendants, les bénévoles et les stagiaires, les entrepreneurs, les sous-traitants, les fournisseurs et les facilitateurs.

• Les employés de Quintet sont encouragés à contacter les points de contact énoncés dans la liste des Contacts Désignés pour les Lanceurs d'Alerte, disponible sur l'intranet de Quintet.
• Si des non-employés souhaitent signaler un comportement inapproprié, ils peuvent le faire en soumettant leur rapport à l'adresse e-mail suivante : whistle.blowing@quintet.com

Nous valorisons la communication ouverte et aimerions également encourager les non-employés à soumettre leur rapport en utilisant leur nom. Cela nous aidera à communiquer avec eux et, si nécessaire, à demander des informations supplémentaires dont nous pourrions avoir besoin. De tels rapports seront toujours traités de manière strictement confidentielle et Quintet respectera les intérêts légitimes de toutes les parties impliquées dans la mesure du possible en vertu de la loi.

• Le lanceur d'alerte peut signaler anonymement, bien qu’en règle générale, le lanceur d'alerte devrait, si possible, s'identifier et Quintet protégera son identité. Tout rapport anonyme peut être soumis par courrier au département de conformité de l'une des entités de Quintet mentionnées ci-dessous. Les non-employés situés au Danemark sont invités à soumettre leur rapport de lanceur d'alerte au département de conformité à Luxembourg.

• Signalement aux régulateurs locaux et européens : Conformément aux règles de l'Union européenne, les lanceurs d'alerte ont la possibilité de signaler directement leurs soupçons de violations potentielles ou réelles aux régulateurs locaux ou européens. Les sites Web des régulateurs locaux fournissent des informations supplémentaires concernant leurs propres procédures de signalement des lanceurs d'alerte. Ces canaux de signalement externes sont répertoriés en bas de ce document.

La CSSF supervisant Quintet a établi une ligne de signalement via son site Web et a publié un guide utilisateur ‘Signalement des violations de la réglementation du secteur financier à la CSSF’

Ce Q&A stipule que la procédure de signalement des lanceurs d'alerte de la CSSF doit être utilisée par ceux qui ont “des motifs raisonnables de croire que le rapport montrera des violations de la réglementation applicable par des entités ou des personnes du secteur financier qui relèvent de la supervision de la CSSF”.

Elle clarifie également que “La procédure de signalement des lanceurs d'alerte ne doit cependant pas être utilisée pour des violations qui sont clairement de nature criminelle”.

Enfin, la CSSF est claire en ce sens que “avant de contacter la CSSF, les employés des entités du secteur financier sont invités à utiliser en premier lieu les procédures de signalement des lanceurs d'alerte dans leur lieu de travail, s'il y en a”.

Les questions déclarables couvertes par le régime de protection des lanceurs d'alerte concernent, en particulier :

• Tout soupçon raisonnable qu'un autre membre du personnel pourrait être coupable de fraude, de faute grave, de négligence grave ou de tout autre comportement susceptible de nuire à la réputation ou au bien-être financier de la Banque.
• Les infractions aux règles externes, y compris toute violation des réglementations ou lois applicables.
• Tout préoccupation légitime concernant la gouvernance interne, y compris les violations matérielles des politiques ou procédures.
• Les violations (actes ou omissions) qui sont illégales ou qui contrecarrent l'objet ou le but des dispositions applicables du droit national ou européen.

Cela s'applique à toute infraction réglementaire, pas seulement aux infractions liées à la criminalité financière.

Pour toute plainte, veuillez contacter le service BRM, qui est spécifiquement destiné à vous soutenir.

Les questions déclarables incluent également les fameux rapports protégés faits dans l'intérêt public en vertu de la loi sur les droits du travail de 1996 (ERA) au Royaume-Uni ainsi que les rapports faits conformément à la loi sur l'égalité de traitement générale (AGG) en Allemagne.

Les préoccupations des lanceurs d'alerte sont traitées de manière confidentielle par un enquêteur dédié.

L'enquêteur est soumis à des règles éthiques strictes et veille à ce que chaque allégation signalée soit traitée de manière confidentielle, objective et équitable. Toute enquête menée en raison d'une préoccupation signalée recevra une réponse dans un délai raisonnable, à condition que le rapport n'ait pas été fait de manière anonyme.

Lorsque cela est approprié, par exemple en cas de conflit d'intérêt possible, si la hiérarchie ou la position de la personne visée par le rapport l'exige, ou si l'indépendance d'un enquêteur interne ou local pourrait être compromise), un recours pourrait être fait à une partie externe pour mener l'enquête.

Les préoccupations signalées sont enregistrées dans un registre de lanceurs d'alerte tenu par la conformité du Groupe Quintet, avec un accès restreint et soumise à des règles strictes de tenue de dossiers et de gouvernance des données.

Canaux de signalement externes :